Cómo seleccionar un ERP, Guía Practica

Dentro del universo empresarial llega un momento donde cada compañía tiene que decidir si quiere seguir trabajando de forma manual o implementar un sistema que aborde necesidades únicas, ya que al estar en crecimiento necesitan adaptarse a la nueva era tecnológica que le permita manejar todas las áreas de su empresa y desde luego a un precio accesible que entre dentro de su presupuesto.

Al comenzar la búsqueda puedes encontrar que el mercado de los ERP es diverso, por la cantidad de proveedores, tipos de implementación, funcionalidades y operación. Sin embargo todos tienen algo en común; llevarte de la mano paso a paso hacia el camino de optimización empresarial, respaldado por un equipo especializado y con una trayectoria suficiente para crear el camino al éxito.

La revista Byte menciona en su artículo “La transformación de los procesos solo se logra con soluciones ERP y CRM”. (Navarro, 2020)

Para empresas en crecimiento esta es un herramienta que llegará a ser clave dentro de la organización, si se administra de la mejor manera. Sin embargo, sabemos que no todo es color de rosa y puede que los objetivos empresariales no estén alineados con los costos, la información este incompleta, que no haya procesos definidos o simplemente aún no se tiene claro hasta donde llegar.
           
Pero si ya han tomado la decisión de implementar un ERP es importante que tomes en cuenta varios puntos que a continuación presentamos para que llegado el momento de elegir lo haga de una manera estratégica.

1. Costo – Beneficio: Primero necesitas verificar cuál es la oferta que están ofreciendo, en el mercado puedes encontrar productos similares a costos accesibles y esto se debe a la demanda del mismo, así como a los servicios que ofrece dependiendo de los módulos y/o funcionalidades especificas que serán clave para la administración de su negocio.

Por ejemplo hay ERP´s que pueden ser más económicos, pero la capacidad que tiene para adaptarse a sus necesidades no es la más idónea; y esto no quiere decir que sea “malo” simplemente no es adecuado para su empresa o puede ser que el ERP es tan robusto que “queda grande” para el tamaño de su operación.

Los costos van a depender de cuanto tiempo tenga en el mercado el ERP y de los servicios que este contenga y que tan conocido sea. De igual manera verifique que la inversión que hará entre en su presupuesto y no sobre pase sus ventas anuales, para que esta inversión sea rentable. 

2. Alianza: Esta palabra por definición nos dice que: es un convenio, un acuerdo o arreglo entre dos o mas partes. (Porto, 20017), en este caso entre tu empresa y el partner que estará a cargo de la implementación. Esto quiere decir que debe aprovechar los servicios y experiencia de su proveedor de servicio para orientarlo resolviendo sus dudas acerca del proceso y sobre todo poder confiar en su experiencia.

Los Partner pueden ofrecer conocimientos de customizaciones específicas para garantizar que la implementación cumpla con lo que necesitas; es decir; se adapte o modifique según sus intereses. Durante todo el proceso la empresa o partner debe tener en cuenta el nivel de soporte:

Segundo nivel, siendo este el que le da apoyo al primer nivel o primer punto de contacto(este se encuentra dentro de tu organización) ante algún problema que se presente, dando capacitaciones continuas; asi como documentar nuevas soluciones para hacer mas accesible el trabajo empresarial.

Tercer nivel es el soporte especializado nativo del ERP o del fabricante y representa el grado mas alto del área de soporte.

3. Popular: Al seleccionar un Partner debe asegurarse que sea conocido, es decir; que destaque dentro del giro, esto le indicara que tiene casos de éxitos en implementaciones y le dará seguridad de que sabe lo que hace y tiene la experiencia necesaria para ofrecerle una solución a sus necesidades.

Existen varias ventajas competitivas que puede detectar muy rápido como: 

  • El Partner cuenta con colaboradores de implementación que conozcan y manejen el sistema que estará acompañándolo.
  • El ERP es conocido, asegurando que tendrá a la mano personas que puedan manejarlo.
  • Al igual si eliges contratar a un colaborador que le ayude con la administración interna del sistema; será mas fácil el proceso de implementación. 

Sin embargo si el sistema como la empresa no son reconocidos puede topar con problemas como: 

  • Que no cuente con el soporte necesario ya sea con el partner de su elección u otro.
  • Que el sistema sea vulnerable a ataques cibernéticos.
  • Que carezca de una base de datos de respaldo en caso necesario.
  • Sistema implementado no cumpla con sus expectativas.
  • Que no se pueda crear un Add On o anexo al sistema que mejore o aumente los procesos existentes.