Cómo seleccionar un ERP, Guía Practica (Segunda parte)

4. Infraestructura: Existen diferentes formas para implementar un ERP, esta dependerá del tipo de negocio al cual se aplique. Los tipos que aquí se describen son la base que tomará el Partner para comenzar a trabajar:

  • On-Premise: Todas las aplicaciones se integran en el centro de datos o servidores de la empresa (SQL) maximizando la flexibilidad y el control de los datos, logrando extender funcionalidades hacia nuevas áreas, subsidiarias y regiones con base a las necesidades.
  • Cloud: El software estará alojado en una plataforma externa, desde donde se administra y opera. Esta opción es adecuada para optimizar el valor de los recursos existentes y permite a la empresa aprovechar tecnologías que sólo existen en la nube, por ejemplo generar generar reportes má elaborados o con más datos. Esta forma de implementación ha estado tomando mas auge con la nueva era tecnologica.
  • ERP Híbrido: Se combina lo mejor de ambas funcionalidades On – Premise y Cloud para crear un sistema donde podrás tener acceso a diferentes funcionalidades. La base de datos se maneja en SQL y algunas transacciones se replican en la nube para crear información específica que es utilizada para generar reportes.

Cada Partner tiene su propio estilo al implementar, basándose en las políticas y procesos internos y metodología que cada ERP maneja, todo con el objetivo de orientar o guiar al equipo de expertos con tareas específicas que lo llevaran a realizar un óptimo proceso y mitigar algún riesgo dentro de la implementación. Es por ello que este proceso se hace paso a paso, haciendo recciones, configuraciones, pruebas y capacitando a los usuarios que estarán al frente.

Un ejemplo de lo ya mencionado es la metodología AIP, creada para realizar una implementación basada en la experiencia de interlocutores directos del ERP. Incluye un plan de proyecto integral, hitos y mejores prácticas, además de herramientas de análisis de procesos empresariales, gestión de configuración y de proyectos.

Esta metodología divide la implementación en cinco fases:

1. Preparación del proyecto: En este punto se mapea el proyecto, se entrega el ERP y la base de datos maestra. Por parte del área de ventas se crea el acuerdo de inicio del servicio.

2. Análisis del proyecto: Se traza el proceso de los requisitos Empresariales e identifica cualquier disparidad, describiendo como será la arquitectura resultante del proceso de cambio.

3. Realización del proyecto: En este proceso el Partner establece y configura la base de datos maestra de la empresa, se realizan las pruebas del sistema y planifica la formación del usuario final.

4. Puesta en marcha: Se supervisa el nuevo sistema y comienza el soporte técnico de segundo nivel con el Partner.

Aplicar una metodología de implementación es de vital importancia ya que la misma permitirá llevar el proyecto de manera ordenada, cubriendo todas las necesidades de la empresa y controlando los riesgos que pueden influir en el éxito de la implementación de ERP.

5. Adaptabilidad: Poder ajustarlo mediante desarrollos in house que den soporte a las necesidades del área operativa y que las funcionalidades nativas el sistema ERP sean maximizadas con estas adecuaciones es importante.

6. Compatibilidad: Intercambiar información desde cualquier lenguaje de programación. Es decir, cada ERP contiene herramientas específicas llamadas API que ayudan a la comunicación entre sistemas y con esto se puede consultar información”.

7. Reporteo: Cada ERP maneja diferentes reportes que son inherentes al sistema, es indispensable que el partner explique de una manera sencilla y práctica como operan, donde encontrarlos y cómo leerlos.

Uno de los objetivos de encontrar un ERP es que facilite este tipo de soluciones de manera detallada acorde a los movimientos empresariales.

8. Escalable: Existen algunos ERP´s que tienen diferentes versiones y dependiendo de la necesidad se debe elegir la más adecuada, pero si al paso del tiempo la empresa va creciendo y la misma necesidades llevan a tener un ERP más robusto es importante que el mismo contenga versiones compatibles o productos anexos que complementen lo que ya se está utilizando.

9. Tiempo: Esto depende de cada partner y los requerimientos del cliente, teniendo en cuenta que al entrar en negociaciones ya existen metas que tendrán que ser cumplidas en un plazo aproximado de 15. 7 meses, como lo menciona Panorama en su investigación del tiempo de cualquier ERP que desees implementar. (O’Donnell, 2015)

10. Implementación: Una causa frecuente de la falla de un proyecto de implementación de un ERP es la falta de datos precisos y ciertos, es necesario darse el tiempo para depurar los datos y que al momento de iniciar el cambio la información sea fidedigna, ahora bien, es importante que la confiabilidad de los datos sé de a lo largo del tiempo con la utilización del sistema, es decir, exista la disciplina para mantener la calidad de los mismos.

En los últimos cinco años, la investigación de Panorama indica que los proyectos también parecen tener resultados insatisfactorios, con un promedio de 53% de las organizaciones alcanzando menos del 50% de los beneficios cuantificables que esperaban del sistema ERP.

Conclusiones:

Estar consciente que una implementación trae consigo nuevas formas de trabajo, interacciones y reportes es común pedir que el sistema funcione como se ha trabajado anteriormente, con los vicios y malas prácticas, dejar trabajar al ERP es la mejor forma para obtener la información en tiempo y tenga una visión global del negocio, permitiendo que la casa consultora lo oriente en el mejor camino para la definición de los procesos de la compañía.

A su vez tener claro la necesidad que se desea cubrir, ejemplo optimización de inventario, trazabilidad de mercancías, visibilidad de cumplimiento de metas de venta, agilidad en almacén, controlar el presupuesto, etc., para no divagar en las distintas funcionalidades del ERP, sino que cumpla en una primera fase la necesidad de la empresa.

Contar con el tiempo necesario para seleccionar la solución que cumpla con las necesidades a corto y largo plazo de su negocio y asignar los recursos necesarios para que la inversión sea remunerada.